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Come si compila ed entro quando i datori di lavoro devono inviare il prospetto informativo disabili per essere in regola con gli obblighi di assunzione di disabili o categorie protette

Il prospetto informativo è una dichiarazione che ogni anno i datori di lavoro (sia pubblici che privati) che occupano almeno 15 dipendenti devono trasmettere (nei casi che vedremo di seguito) al servizio provinciale, indicando alcune informazioni riguardanti la propria situazione occupazionale rispetto agli obblighi di assunzione di personale disabile e/o appartenente alle altre categorie protette.

L’OBBLIGO DI ASSUNZIONI – Per i datori di lavoro che occupano dai 15 a 35 dipendenti la legge prevede l’obbligo di assumere una persona con disabilità. Fino allo scorso anno l’obbligo scattava solo in caso di nuove assunzioni, ma dal 1 gennaio 2018,  chiunque abbia dai 15 ai 35 dipendenti è tenuto a mettersi in regola. Questa novità ha eliminato, cancellando il comma 2 dell’art. 3 della legge n. 68/99,  quello che veniva definito  “regime di gradualità”, ed è stata introdotta dall’articolo 3 del Decreto Legislativo 151/2015, attuativo della legge n. 183/2014 (Jobs Act).
Questa la tabella degli obblighi di assunzione di lavoratore disabile:

- dai 15 ai 35 lavoratori l’azienda è obbligata ad assumere un lavoratore con disabilità
- dai 36 ai 50 lavoratori l’azienda è obbligata ad assumere due lavoratori con disabilità
- oltre 50 lavoratori: la quota del 7% deve essere riservata a lavoratori con disabilità
Nel calcolo il datore di lavoro deve considerare tutti i lavoratori assunti con vincolo di subordinazione, a parte alcune eccezioni.

CHI DEVE PRESENTARE IL PROSPETTO INFORMATIVO – Per capire quindi quante persone ciascuna azienda sia tenuta ad assumere, sulla base della sua forza lavoro in carico, il datore di lavoro è tenuto a redigere una comunicazione: il Prospetto Informativo. Questa comunicazione, che si riferisce alla situazione occupazionale al 31 dicembre dell'anno precedente va fatta una sola volta l’anno, entro il 31 gennaio, solo se nell’anno precedente a quello dell’invio del prospetto ci sono state variazioni nella situazione occupazionale che hanno comportato cambiamenti nella base occupazionale tali da modificare l'obbligo o che hanno inciso sul computo della quota di riserva. Questo significa che, se nel corso dell’anno la base di computo viene innalzata (per nuove assunzioni), e questa va ad incidere sulla quota di riserva disabili, per l’azienda scatta l’obbligo di assunzione di un lavoratore disabile, entro 60 giorni.

CHI E’ ESONERATO DALL’OBBLIGO DI PRESENTAZIONE - I datori di lavoro che, rispetto all'ultimo prospetto telematico inviato, non hanno subito cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l'obbligo o da incidere sul computo della quota di riserva, non sono tenuti ad inviare il prospetto informativo.

LA BASE DI COMPUTO - Nella base di computo (che serve a calcolare il numero di soggetti disabili da assumere) vanno conteggiati tutti i lavoratori assunti con contratto di lavoro subordinato, mentre non sono computabili i lavoratori assunti ai sensi della stessa Legge n. 68/1999 (lo prevede il comma 1 dell'art. 4) e alcune altre categorie di lavoratori (vedi qui). Per il calcolo della base di computo si raccomanda di approfondirre le varie casistiche contrattuali. Ad esempio, i lavoratori assunti  a tempo indeterminato con orario part-time sono computati per la quota di orario effettivamente svolto, tenendo conto che il computo delle unità lavorative fa riferimento all'orario previsto dalla contrattazione collettiva del settore. Nel computo le frazioni percentuali superiori allo 0,50 sono considerate unità.

Inoltre, in seguito dell’entrata in vigore del Decreto Legislativo n.151/2015 rientrano nella base di computo anche i lavoratori, già disabili prima della costituzione del rapporto di lavoro, anche se non assunti tramite il collocamento obbligatorio, che devono però avere una riduzione della capacità lavorativa superiore al 60 per cento oppure superiore al 45 per cento nel caso di disabilità intellettiva e psichica. (si veda qui).
 
LAVORATORI DISABILI E QUOTA DI RISERVA – Si Ricorda che i lavoratori che divengono inabili allo  svolgimento delle proprie mansioni in conseguenza  di  infortunio  o malattia non possono essere computati nella quota di riserva di cui all'articolo 3 se hanno subito una riduzione della capacità lavorativa inferiore al 60 per  cento o, comunque, se sono divenuti inabil a causa dell'inadempimento da parte del datore di lavoro, accertato
in sede giurisdizionale, delle norme in materia di sicurezza ed igiene del lavoro.
Al contrario, i datori di lavoro hanno la possibilità di far rientrare nella quota di riserva anche i lavoratori già disabili prima della costituzione del rapporto di lavoro, anche se non assunti tramite il collocamento obbligatorio, nel caso in cui abbiano una riduzione della capacità lavorativa superiore al 60 per cento (oppure superiore al 45 per cento nel caso di disabilità intellettiva e psichica). La novità è stata introdotta dal  Decreto Legislativo n.185/2016.

COSA INDICARE NEL PROSPETTO  INFORMATIVO - Nel prospetto informativo devono essere indicati:

- numero complessivo dei dipendenti
- numero e nominativi dei dipendenti computabili nella quota di riserva
- posti e mansioni disponibili per lavoratori disabili

COME SI INVIA IL PROSPETTO INFORMATIVO - La presentazione deve essere effettuata esclusivamente tramite la procedura telematica presente sul sito www.cliclavoro.gov.it (obbligo introdotto dall’ articolo 40, comma 4 del Decreto Legge 112/2008, come convertito dalla Legge 133/2008). La comunicazione deve essere effettuata esclusivamente con la nuova modulistica predisposta e denominata "UniPI", quindi con modulo online mediante la soluzione applicativa messa a disposizione dai servizi informatici presso cui l’utente è abilitato ad operare.
I servizi informatici rilasciano una ricevuta di avvenuta trasmissione, indicante la data e l’ora di ricezione nel rispetto della normativa vigente, e fa fede, salvo prova di falso, per documentare l’adempimento di legge. Infatti, ogni prospetto inviato viene contrassegnato con un codice univoco a livello nazionale che ne consente la puntuale identificazione.

Per l’invio telematico del Prospetto informativo è necessario accreditarsi con le modalità indicate da ciascuna Regione e Provincia Autonoma dove avviene l’adempimento. Le specifiche disposizioni sulla modalità di accreditamento sono stabilite dalle Regioni e dalle Provincie Autonome e rese pubbliche anche dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Per l'accreditamento al sistema informativo del Ministero, è disponibile un'apposita guida

Per approfondire

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Decreto Ministeriale 2 Novembre 2010 con

Decreto Legislativo 14 settembre 2015, n. 151

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Redazione